Guía de trazabilidad alimentaria para negocios gastronómicos

La trazabilidad alimentaria es clave para garantizar transparencia en cada ingrediente que llega a tu cocina. Para los negocios de food service, contar con información clara sobre el origen y manejo de los productos no es solo una ventaja competitiva, también ayuda a tomar decisiones más responsables.

En este artículo te compartimos los pasos que puedes seguir para implementar un sistema de seguimiento de los alimentos en tu operación, con un enfoque práctico y adaptado a la realidad de los negocios gastronómicos de América Latina.

5 pasos para aplicar la trazabilidad alimentaria en tu negocio

Los siguientes pasos te permitirán llevar un control más riguroso y claro sobre los productos que usas, desde su origen hasta que llegan al plato de tus clientes:

1. Establecer relaciones con proveedores confiables

Para asegurar un registro del origen alimentario, selecciona proveedores que trabajen con métodos claros y documentados. Inicia solicitando información detallada sobre la procedencia de los productos, procesos de manipulación, transporte y condiciones de almacenamiento.

Establece contratos que incluyan cláusulas relacionadas con el rastreo de productos, como el compromiso de entregar documentos de origen, fichas técnicas, información sobre el lote, entre otros.

Considera visitar personalmente sus instalaciones si es posible, y realiza auditorías periódicas para confirmar que cumplen lo acordado. También puedes solicitar certificaciones o sellos que respalden buenas prácticas en origen.

Finalmente, crea una base de datos de proveedores y mantenla actualizada. Evalúa su desempeño de forma regular para asegurar que siguen siendo aliados confiables en términos de calidad, tiempos de entrega y rastreo.

Tipo de trazabilidad alimentaria que ofrece NESTLÉ®

NESTLÉ® ha asumido un compromiso firme con el control de origen de los alimentos, especialmente en su cadena de suministro de café. Para 2025, se propone que el 100% de su café se produzca de forma sostenible.

A través del NESCAFÉ® Plan se mantuvo un seguimiento cuidadoso del 87% del café obtenido en 2022 desde el grupo de fincas donde se cultivó, cumpliendo con estándares validados por organizaciones independientes como Rainforest Alliance, 4C Services y Fairtrade.

Caja con productos de NESCAFÉ®, al lado una taza de café caliente de la marca

NESTLÉ® trabaja con caficultores de más de 30 países, incluidos Brasil, Colombia y México, fortaleciendo el rastreo gracias al trabajo de agrónomos, auditores locales y alianzas con certificadoras internacionales.

Estas acciones aseguran que cada grano de café de los productos de NESTLÉ PROFESSIONAL® que adquieras para tu negocio de food service tenga un origen verificado, y esté alineado con estándares sociales, ambientales y de seguridad.

2. Etiquetado y registro al recibir insumos

Implementa un sistema de trazabilidad alimentaria organizado de etiquetado y registro. Puedes usar etiquetas adhesivas o sistemas digitales con códigos QR o de barras.

Al recibir cada insumo, registra datos clave: fecha de ingreso, proveedor, número de lote, cantidad recibida y condiciones del empaque. Esto puede hacerse en una planilla física, un sistema POS con módulo de almacén o apps simples como Sortly o Google Sheets compartido.

Establece un protocolo para que cada entrega sea verificada antes de almacenarse. Asigna esta tarea a un responsable y capacítalo para que siga el mismo procedimiento siempre.

El objetivo es que cualquier producto en tu cocina pueda ser identificado rápidamente: de dónde vino, cuándo ingresó y en qué condiciones lo recibiste.

3. Implementar un sistema de gestión de inventarios

Un sistema de inventario bien estructurado asegura una trazabilidad alimentaria detallada respecto al uso de cada insumo desde que sale del almacén.

Puedes empezar con una hoja de cálculo compartida entre cocina, compras y administración, pero lo ideal es migrar a una solución más robusta como un software POS con módulo de inventario o MarketMan, Oracle y NetSuite.

Asegúrate de registrar movimientos de entradas, salidas y pérdidas. Asocia cada lote o producto con el plato o menú en el que se usó, y guarda esta información por al menos 6 meses.

Define rutinas de actualización diaria o semanal y asigna responsables claros por área. Un inventario actualizado permite rastrear rápidamente cualquier lote si surge una alerta o reclamo.

4. Capacitar al personal

Una estrategia de seguimiento solo es efectiva si el personal sabe cómo aplicarla. Realiza talleres internos o capacitaciones con expertos en manejo de productos y protocolos de trazabilidad alimentaria. Puedes apoyarte en proveedores o instituciones locales.

Asegúrate de que cada área —recepción de alimentos, cocina, almacén y compras— comprenda su rol en el sistema de rastreo. Por ejemplo, quién debe anotar la información del proveedor, otro que etiqueta los productos y el encargado de actualizar el inventario.

Usa manuales visuales, formatos impresos o videos explicativos para reforzar los procedimientos. Repite la capacitación al menos dos veces al año y cada vez que haya rotación de personal.

Fomentar una cultura de seguimiento desde lo cotidiano garantiza que todos los registros sean fiables y útiles.

5. Auditar y verificar regularmente

Una vez que implementes los pasos anteriores, establece un calendario de auditorías internas para revisar que todo funcione. Puedes hacerlo cada mes o trimestre, según el volumen y la complejidad de tu operación.

Durante la auditoría, verifica que los productos estén bien etiquetados, los registros completos, el sistema de inventario actualizado y el personal siga los protocolos definidos.

Si detectas fallos, no se trata de señalar culpables, sino de encontrar mejoras. Registra los errores más comunes, capacita al equipo de nuevo si es necesario y ajusta los procedimientos para evitar que se repitan.

Además, estas auditorías te preparan ante inspecciones oficiales y mejoran tu reputación frente a tus clientes y aliados estratégicos que valoran la trazabilidad alimentaria como un indicador de profesionalismo.

Ejemplo práctico

Imagina que un restaurante recibe un lote de arroz el 2 de abril, del proveedor “Alimentos del Campo S.A.”. Al llegar, el encargado etiqueta el costal y lo almacena bajo el sistema FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir). Al usarlo, se registra su uso en una paella servida el 5 de abril en 50 porciones.

Dos días después, el proveedor avisa que hubo una falla en el secado del arroz de ese lote. Gracias a la trazabilidad alimentaria, el restaurante puede saber a qué platos fue destinado, en qué fecha, y contactar a los clientes si es necesario.

Expectativas de lo fresco

Indicadores en una pizarra negra bajo el mostrador de un negocio gastronómico

Indicadores plasmados en una pizarra bajo el mostrador de un negocio gastronómico — Información tomada de la Revista de Nutrición de NESTLÉ PROFESSIONAL®, NUTRIPTO®, de 2019. Ed. Simple y auténtico.

Si deseas conocer más sobre las soluciones de alimentos y bebidas al por mayor, así como de las máquinas NESCAFÉ® para tu negocio, te invitamos a completar el formulario de contacto. Los asesores de NESTLÉ PROFESSIONAL® están listos para ayudarte con propuestas personalizadas para tu operación.

La información proporcionada se basa en una visión general de la industria y no es específica de su negocio. Cada negocio es único y las decisiones relacionadas con él deben tomarse tras consultar con los expertos adecuados, de considerarlo necesario.  